Prokuratura w siedzibie firmy. Jak przygotować spółkę na przeszukanie?
Przeszukanie zwykle zaczyna się wcześnie rano i bez uprzedzenia. Funkcjonariusze Policji, CBA czy ABW mogą żądać wydania dokumentów, komputerów i nośników danych. Firma, która ma na taki dzień plan, lepiej chroni swoje prawa i unika chaosu.
Co muszą zrobić funkcjonariusze?
- Wylegitymować się i okazać postanowienie sądu lub prokuratora. W pilnych sprawach wystarczy nakaz kierownika jednostki lub legitymacja służbowa, ale wtedy czynność musi zostać zatwierdzona przez sąd lub prokuratora w ciągu 7 dni.
- Wezwać do dobrowolnego wydania rzeczy. Dopiero odmowa pozwala na przeszukanie i odebranie ich.
- Sporządzić protokół z dokładną listą zabranych przedmiotów i od razu wręczyć pokwitowanie.
Jakie prawa ma firma?
- Przy przeszukaniu może być obecna osoba, u której jest ono prowadzone, oraz wskazana przez nią osoba, np. adwokat.
- Można oświadczyć, że dokument zawiera tajemnicę zawodową lub inną tajemnicę prawnie chronioną. Wtedy trafia on w opieczętowanym opakowaniu do prokuratora lub sądu.
- Wszystkie zastrzeżenia do przebiegu czynności warto wpisać do protokołu.
- Na postanowienie o przeszukaniu, a także na sam sposób jego przeprowadzenia przysługuje zażalenie do sądu.
Jak przygotować się zawczasu?
- Wprowadź procedurę na wypadek przeszukania. Powinna wskazywać, kto przyjmuje funkcjonariuszy, kogo należy powiadamić w pierwszej kolejności i kto może wydawać dokumenty, których funkcjonariusze żądają.
- Wyznacz osobę do kontaktu z organami. Jedna osoba koordynująca działania - to mniej nieporozumień i błędów.
- Miej numer do adwokata pod ręką – na recepcji i u członków zarządu.
- Przeszkol pracowników. Powinni wiedzieć, że nie powinni utrudniać czynności, ale też nie powinni wydać dokumentów bez ustalenia, czego dokładnie dotyczy żądanie.
- Zadbaj o kopie zapasowe danych. Zabranie serwera czy laptopów nie powinno sparaliżować bieżącej działalności. Ustal z funkcjonariuszami możliwość zabezpieczenia jedynie dysków, a jeśli to się nie uda, ustal możliwość wykonania ich kopii.
Przeszukanie to stresujące doświadczenie, ale dobrze przygotowana firma przechodzi przez nie spokojnie i bez szkody dla swojej pozycji w postępowaniu. Jeżeli chcesz opracować procedurę dla swojej spółki lub potrzebujesz wsparcia w trakcie przeszukania – skontaktuj się z kancelarią.